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Zusatzmodul der DOCBOX - EasyConnect


Einbindung in vorhandene Anwendungen

Die heute oft komplexen ERP-Systeme stellen für die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in die schon vorhandenen Anwendungen eine große Herausforderung dar. Vor allem bei der Einführung spielt dieser Aspekt oft eine zentrale Rolle. Es ist an dieser Stelle von zentraler Bedeutung, dass die Benutzer in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld bleiben und trotzdem die Vorteile der elektronischen Belege in Anspruch nehmen können.

Mit EasyConnect wird das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebigen Fremdanwendungen integriert. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, archivierte Dokument in der DOCBOX® auf. Der direkte Aufruf von Belegen oder ganzen Akten aus der jeweiligen Anwendung heraus bringt erhebliche Vorteile.

Sie haben die Möglichkeit, Begriffe in einer Fremdanwendung zu markieren, die dann direkt von EasyConnect ausgelesen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwendet werden. Über den DOCBOX® Button in der Fremdanwendung können Sie sich so ganz einfach Dokumente zu einem geöffneten Datensatz anzeigen lassen.



EasyConnect


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Einmalig Fenster erfassen

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Konfiguration erstellen und abspeichern

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Suche aus der Fremdanwendung starten

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Dokument wird angezeigt

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Schnellsuche Einrichten

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Mehrfach Markierung

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Text markieren sofort suchen

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Ergebnisssuche

VORTEILE



Aus externe Programmen direkt auf das Archiv zugreifen

Aus externe Programmen direkt auf das Archiv zugreifen



Keine Programmierung notwendig

Keine Programmierung notwendig



Dokumentensuche aus gewohnter Umgebung

Dokumentensuche aus gewohnter Umgebung



Individuelle Konfigurationen

Individuelle Konfigurationen



Funktionsweise:

Beim Anwenden von EasyConnect wird eine zuvor angelegte Konfiguration ausgeführt. In einer solchen legen Sie unter anderem fest, welche Inhalte aus der Fremdanwendung in der DOCBOX® verwendet werden sollen. Bei der Erstellung der Konfiguration führt Sie der Assistent durch die einzelnen Schritte. Dabei bilden Sie das Fenster der Fremdanwendung im Original ab. Auf dem so erstellten Abbild wählen Sie die Elemente der Fremdanwendung, die ausgelesen werden sollen.

So kommen Sie mit EasyConnect auf einem ganz einfachen Weg und ohne zusätzlichen Aufwand an die Daten der Fremdanwendung. Zudem kreieren Sie bei der Konfiguration einen EasyConnect-Button, über den die Benutzer die Konfiguration aufrufen können. Dieser Button erscheint dann in der Fremdanwendung und wird in die bestehende und bekannte Benutzeroberfläche eingebunden. EasyConnect-Anwendungen sind so schnell und einfach angelegt, dass sie sich schon bei der Verarbeitung weniger Dokumente pro Tag lohnen.

Das Zusammenspiel von DOCBOX® und Fremdanwendungen ist für den Benutzer zeitsparend und sehr komfortabel. Sie können sich für Ihre individuellen Arbeitsabläufe eigene EasyConnect-Konfigurationen anlegen, aber auch zentrale Konfigurationen, die von Mitarbeitern ganzer Abteilungen genutzt werden können, sind möglich.

Anwendungsbeispiel:

Sie haben auf der einen Seite Ihre Buchhaltungssoftware für die Buchung Ihrer Rechnungen, und auf der anderen Seite die DOCBOX®, in der die Rechnungen archiviert werden.
Direkt aus der Buchhaltung heraus suchen: Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt in der Buchhaltungssoftware den Datensatz zu einer Rechnung bearbeiten und sich parallel dazu die Rechnung ansehen möchten, klicken Sie einfach auf den in Ihrer Buchhaltungssoftware eingeblendeten EasyConnect-Button.

Sofort werden die Rechnungsnummer und die Firma aus der Benutzeroberfläche des Buchhaltungssystems ausgelesen und anhand dieser Begriffe eine Suche in der DOCBOX® ausgeführt. Als Ergebnis wird Ihnen die dem Datensatz zugrunde liegende Rechnung angezeigt.

Durch das Erstellen mehrerer Konfigurationen haben Sie auch die Möglichkeit, mehrere EasyConnect-Buttons in einer Fremdanwendung einzublenden. So könnten beispielsweise über einen Button die zu einem Buchungsdatensatz gehörende Rechnung und über einen anderen Button der entsprechende Lieferschein angezeigt werden. Die Bezeichnung der EasyConnect-Button können Sie in der jeweiligen Konfiguration selbst festlegen.

Tags: Docbox Drucker & Zubehör

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